Propuesta de solución para reducir el tiempo consumido en la gestión de proyectos del área de Offshore de una empresa de marketing

Abstract

El presente trabajo consiste en brindar una propuesta de solución, enfocada en una problemática, a una empresa multinacional basada en el rubro de Marketing, como parte del Trabajo de Suficiencia Profesional de la Universidad del Pacífico. La empresa, VML, previamente conocida como Wunderman Thompson, pertenece a la red WPP con gran presencia global en los rubros de Marketing, Publicidad y Tecnología. La importancia del mismo se encuentra en que busca abordar un proceso importante en las operaciones diarias de la empresa: la gestión de proyectos. Actualmente, la empresa presenta inconvenientes en estos procesos, lo que conlleva a diversos efectos negativos como el aumento de demoras, quejas y tiempos de ejecución y gestión en cada proyecto En este, existe una gran oportunidad de mejora relacionada a la eficiencia operativa y al tiempo destinado a la gestión de cada iniciativa, dado que actualmente no cumplen con las expectativas propuestas por la empresa. Para el presente caso, se analizará la sede de Lima y, puntualmente, al área de Offshore. Esta se dedica exclusivamente a desarrollar proyectos con clientes internacionales, por lo que se relaciona directamente con otras oficinas de la empresa a nivel regional (Bogotá, Buenos Aires, Boston, entre otras). Los proyectos son principalmente de tecnología, gestión de cuentas y marketing digital. A pesar de haber obtenido buenos resultados en el corto tiempo que lleva activa, se ha identificado una oportunidad de mejora significativa en la eficiencia de la gestión de sus proyectos. Luego de realizar el análisis correspondiente, se ha observado que el proceso actual presenta errores y demoras como resultado de distintos factores. Estos se evidencian en índices e indicadores, los cuáles se presentarán más adelante, y permiten determinar el impacto cuantitativo de los problemas encontrados. De esta manera, el enfoque se centrará en presentar una propuesta de solución para el área que permita mejorar la gestión, aumentar la eficiencia de los procesos e incrementar los beneficios. Ante la problemática encontrada, se propone desarrollar un plan de implementación de mejoras en los distintos procesos identificados, con el fin de reducir el tiempo que toma cada uno. También se analizará la cultura organizacional y se propondrán workshops que aumenten la sinergia de los equipos para fomentar el trabajo colaborativo, utilizando diferentes metodologías. Por último, se seguirán los lineamientos del PMBOK para poder desarrollar un plan para implementar la propuesta. Finalmente, se realizó el análisis financiero para evaluar la viabilidad de la propuesta. Si bien representa una inversión para la empresa, los beneficios de la misma son suficientes como para poder recomendar implementarla.