Propuesta de mejora para optimizar el proceso de gestión de contratos y minimizar incidencias en una entidad cofinanciadora de proyectos estatales

Abstract

En el presente trabajo de suficiencia profesional, se desarrolla una propuesta de mejora para optimizar el proceso de gestión de contratos en una entidad estatal cofinanciadora de proyectos, denominada para fines del estudio como ECP. Se identificó que el índice de incidencias en los contratos publicados es significativamente superior a la meta aceptable institucional, lo cual genera impactos negativos en la ejecución de los proyectos cofinanciados. Para el diagnóstico del problema, se aplicó la metodología de gestión de procesos (BPM), utilizando herramientas de análisis para determinar las causas raíz asociadas a la alta dependencia de tareas manuales, la falta de interoperabilidad entre sistemas y la ausencia de validaciones previas. En consecuencia, se propuso una solución integral basada en el rediseño del proceso y la automatización mediante la implementación de un módulo tecnológico de gestión de contratos, complementada con una estrategia de gestión del cambio organizacional. Posteriormente, se realizó una evaluación financiera estocástica a través de simulaciones de Monte Carlo, cuyos resultados determinaron la viabilidad económica y la robustez del proyecto. Finalmente se elaboró un plan de implementación siguiendo los lineamientos de la guía PMBOK.

In this professional proficiency work, a proposal is developed to optimize the contract management process within a state-owned project cofinancing entity, hereafter referred to as ECP. It was identified that the incidence rate in published contracts is significantly higher than the institutional target, leading to a negative impact on the execution of the co-financed projects. To diagnose the problem, the Business Process Management (BPM) methodology was applied, using analysis tools to determine root causes associated with a high dependency on manual tasks, a lack of interoperability between systems, and the absence of prior validations. Consequently, an integrated solution was proposed based on process redesign and automation through the implementation of a technological contract management module, complemented by an organizational change management strategy. Subsequently, a stochastic financial evaluation was conducted through Monte Carlo simulations, the results of which determined the economic viability and robustness of the project. Finally, an implementation plan was developed following the PMBOK guide guidelines.