Rediseño y automatización del proceso de actualización del presupuesto anual para mejorar la planificación financiera de una empresa farmacéutica multinacional

Abstract

El presente proyecto se centra en el rediseño y automatización del proceso de actualización del presupuesto anual en una multinacional farmacéutica que opera en más de quince países y cuenta con ocho unidades de negocio. Se implementó la metodología del Rolling Budget como base, constatando que el proceso actual realiza solo cinco actualizaciones anuales, muy por debajo de las doce recomendadas. Esta ineficiencia provoca demoras en la consolidación de datos, ajustes manuales excesivos, desviaciones significativas y baja confiabilidad en la información financiera, afectando la toma de decisiones estratégicas. Para abordar esta problemática se realizó un análisis integral mediante entrevistas, encuestas estructuradas y diversas herramientas analíticas, lo que permitió identificar las causas raíz y cuantificar el impacto del problema. Con base en estos hallazgos, se diseñó un proceso TO BE enfocado en rediseñar y automatizar la actualización del presupuesto. Este nuevo proceso contempla la implementación de una arquitectura de datos centralizada (Data Warehouse), la automatización de la consolidación de información a través de la herramienta Board y la adopción de políticas de permisos que minimicen la intervención manual. Los resultados del proyecto muestran mejoras significativas en la eficiencia operativa y precisión del proceso. La actualización del presupuesto se reduce de 21 a 7 días, y los indicadores clave se acercan a los parámetros óptimos del sector. Así, la integración de sistemas mediante una arquitectura centralizada y la automatización del procesamiento de datos han permitido consolidar una información financiera más confiable y oportuna, fortaleciendo la toma de decisiones estratégicas de manera óptima.The goal of this Professional Proficiency Work is to develop an improvement proposal to reduce the payment time in the commission process for the sales force in a telecommunications company with operations in Peru, where due to privacy terms, it will be referred to in the document as Telfone. The Business Process Management methodology was used to identify the process, diagnose the problem and perform an analysis of its causes and effects through research with data sources from the company, both primary and secondary. To optimize the commission process and make the payment on the date established by the company’s executives, a comprehensive solution proposal is presented with a focus on the three pillars of Business Engineering: processes, projects and technology. To ensure the viability of the proposal, a financial evaluation was carried out through the estimation of the initial investment, costs and differential income, cash flow and financial indicators that revealed a positive NPV and IRR greater than the discount rate, justifying the profitability of the proposal. Finally, an implementation plan for the solution is proposed through the PMBOK guidelines, with the purpose of promoting the success of the project and achieving the objectives established by the company.